Associations : vos statuts sont-ils à jour ?

Tout le long de sa vie, une association doit impérativement avoir ses statuts à jour. Or, pour plusieurs raisons, il peut bien arriver que les statuts de votre association ne soient plus à jour. Dans ce cas, vous devez envisager de les modifier. Dans la vie d’une association, la modification des statuts s’impose dans bien des cas de figure et suit un formalisme précis. Que faut-il savoir sur la modification des statuts d’une association loi 1901 ?

Les statuts d’une association

Dans le cas d’une association loi 1901, les statuts ont le même objectif que dans le cas d’une entreprise. Ils établissent et régissent les règles qui doivent gouverner le fonctionnement de l’association. Leur rédaction doit donc faire l’objet d’une attention particulière. Idéalement, bien que les membres de l’association disposent d’une certaine liberté dans la rédaction des statuts, il est recommandé de se faire accompagner d’un spécialiste du droit à cette étape.

En pratique, c’est la rédaction des statuts qui matérialise la création de l’association loi 1901. Il s’agit dès lors d’un contrat d’engagement. En effet, les membres de l’association sont liés les uns envers les autres par des engagements. Justement, c’est à la faveur de la signature de ce contrat d’engagement par au moins 2 personnes (exception faite des associations d’Alsace Moselle où la loi tolère la signature de 7 personnes), qu’une association peut être déclarée en préfecture.

Dans les statuts d’une association, doivent figurer des modalités particulières comme :

• les obligations des membres,
• leurs pouvoirs,
• les conditions suivant lesquelles ils peuvent adhérer à l’association ou en sortir.

Il est possible de modifier les statuts d’une association.

Les situations entrainant la modification des statuts d’une association

S’il est possible de modifier les statuts d’une association, dans la majorité des cas d’ailleurs, cette modification s’impose. Effectivement, la modification des statuts d’une association est impérative dès lors que les règles de fonctionnement de l’association ont connu des évolutions. Généralement, il s’agit de nouveautés qui influencent directement la structure associative.

Les changements qui affectent les caractéristiques de l’entreprise

Vous devez modifier les statuts de votre association dans l’hypothèse où vous en changez le siège social. La modification s’impose également dès lors que l’objet ou le nom de l’association changent. Il en est de même si vous ajoutez un sigle au nom de l’association.

De même, vous êtes tenu de mettre à jour les statuts de votre association dès que vous en modifiez le montant des cotisations et les règles de fonctionnement.

Les changements liés aux dirigeants d’association

L’association a changé de président ? De nouveaux dirigeants ont été nommés au niveau du bureau directeur ? Il s’agit là du type de modification qui nécessite de mettre à jour les statuts de votre association. En cas de changement du Conseil d’administration de l’association, la modification statutaire est systématique.

Dans tous les cas, la mise à jour des statuts de l’association doit se faire à partir du moment où une information contenue dans les statuts fait l’objet d’une modification. Ainsi, si éventuellement les noms des dirigeants n’étaient pas précisés dans les statuts, vous n’êtes pas tenu de mettre à jour vos statuts.

Les personnes habilitées à changer les statuts d’une association

En règle générale, ce sont les statuts de l’association qui précisent les personnes à même de les modifier. Non seulement ils prévoient l’organe habilité à opérer cette modification, mais aussi les modalités qui doivent régir cette modification (majorité, quorum, traitement des abstentions et absences, etc.).

Si les statuts ne prévoient pas le formalisme autour de la modification statutaire, il faudra alors convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). Dans cette configuration, la décision de modification statutaire est prise à la majorité des membres de l’association présents et de ceux représentés.

Nous précisions en amont qu’à travers les statuts, les membres de l’association sont quelque peu liés par un contrat d’engagement. C’est le lieu de préciser que, si la modification des statuts porte sur les engagements des membres vis-à-vis de l’association, notamment si elle tend à les faire évoluer, l’unanimité des membres est souvent requise au moment de voter la décision.

La procédure de modification statutaire

Pour mettre à jour les statuts de votre association, trois étapes sont souvent nécessaires.

La décision de modification

Généralement, la modification des statuts d’une association part d’une décision. La procédure pour la mettre en œuvre est prévue dans les statuts. La modification ne sera valable et opposable que si elle respecte ce formalisme prévu par les statuts.

Si les statuts ne prévoient pas la procédure de modification, il revient au président de convoquer une AGE, invitant les membres à se réunir et voter la modification prévue. Cette convocation doit être envoyée aux membres dans un délai de 15 jours à un mois, afin de leur laisser le temps de prendre connaissance et de mûrir leurs réflexions quant à l’ordre du jour de l’AGE. À l’issue de l’AGE, la décision de modification est constatée dans un PV, rendant ainsi impérative la modification des statuts.

La déclaration de modification en préfecture

Une fois les statuts modifiés, vous disposez d’un délai de 3 mois à compter du jour de leur adoption, pour en faire la déclaration. Cette déclaration se fait au greffe des associations, dans le département du siège social de l’association. Pour faire la déclaration, vous avez le choix entre l’option en présentiel, celle en ligne et celle par courrier. Pour déclarer votre association, vous devez remplir un formulaire Cerfa. Il est fonction du type de modification opérée.

De plus, il faudra aussi fournir d’autres pièces comme :

• un exemplaire de la version à jour des statuts et signé par au moins deux dirigeants de l’association, sauf si la modification porte sur un changement de dirigeant,
• le PV de la décision de modifications actée en AGE,
• une attestation de domiciliation si le siège de l’association a changé sans pour autant être celui d’un dirigeant.

Ayez à l’idée que si l’enregistrement des statuts se fait dans la limite de 15 jours ouvrés, il y a des préfectures où il peut durer 2 mois. Au bout de 15 jours ou de 2 mois, dès lors que la modification est enregistrée, la préfecture émet un nouveau récépissé au bénéfice de votre association.

La publication au Journal Officiel

Il s’agit de la dernière étape du processus de modification statutaire. Elle n’est pas obligatoire. Seulement, certaines modifications, celles concernant le nom, l’objet et l’adresse de l’association notamment, doivent impérativement être publiées au Journal Officiel des Associations et fondations d’entreprises (JOAFE). Via cette publication gratuite, les modifications effectuées sont portées à la connaissance des tiers.

Si le siège de votre association est à Paris, c’est vers la préfecture de police que vous devez vous diriger pour en déclarer la modification statutaire. De même, pour les associations basées en Alsace Moselle, la procédure de modification des statuts est quelque peu particulière, avec à la clé des spécificités si les statuts prévoient ou non les modalités d’une modification statutaire.

Des éventuelles sanctions pour défaut de déclaration

Si aucune date particulière n’est fixée (généralement) pour modifier les statuts de votre association, l’absence de déclaration est sanctionnée par la loi. Les sanctions peuvent être :

• civiles : dans ce cas, les modifications seront sans incidences pour les tiers, comme si elles n’ont jamais été faites,
• administratives : votre association ne bénéficiera plus accompagnements financiers de la part des collectivités publiques,
• pénales : vous payez une amende pouvant aller de 1500 à 3000 euros.

Certes la publication des modifications au JOAFE est gratuite. Cependant, vous pourrez avoir à engager des frais, sachant que certains cas de modifications impliquent la rédaction de nouveaux statuts. Vous pouvez confier cette rédaction à un prestataire externe.

Rubrique : Entreprenariat et création d'entreprise