Les critères et conseils pour choisir son logiciel comptable

Pour un comptable ou une entreprise, choisir un logiciel de comptabilité ne doit pas se faire à la hâte, il faut tenir compte de plusieurs critères correspondant à ses obligations pour être les plus productifs possible. Dans cet article, découvrez tous ces critères et conseils pour bien choisir votre logiciel comptable.

Les obligations comptables des entreprises

La tenue des documents comptables

Toute entreprise doit tenir le journal comptable et le grand livre comptable pour faire son inventaire des achats et ventes tout au long de l’année comptable. Ces documents sont constitués du compte de résultat, du bilan et de l’annexe explicative.

Archiver les pièces justificatives

Tous les documents enregistrés dans les comptes doivent être archivés par les gérants de société comme les factures d’achats ou de ventes. C’est d’ailleurs une obligation comptable pour toute entreprise. La meilleure façon de les conserver est d’utiliser un logiciel à la fois efficace et pratique.

Déposer les comptes annuels

Chaque année, les comptes doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce après avoir été approuvés pendant l’assemblée générale par tous les associés de l’entreprise.

Des obligations comptables pour chaque régime d’imposition

En tant que gérant d’entreprise soumise aux BIC ou au régime réel normal d’imposition, si vous ne voulez pas avoir de lourdes sanctions, il est de votre obligation de tenir une comptabilité d’engagement. En d’autres termes, vous devez faire un enregistrement de vos dettes et créances durant tout l’exercice de vos activités. Cette obligation concerne toutes les entreprises qu’elles soient une SARL, SAS, entreprise individuelle ou société commerciale. Pour gérer vos activités comptables, vous engagez toute une équipe de comptable, ce qui pèse dans le budget de votre société. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est le plus rentable du fait qu’il peut réaliser une grande partie des tâches d’un comptable avec des résultats sans erreur. Grâce à un logiciel, vous n’êtes même plus obligé d’engager un expert-comptable.

Découvrir les types de logiciels

Un logiciel de comptabilité sert à gérer facilement les activités comptables de votre entreprise. Bien évidemment, pour choisir un logiciel parmi les centaines existant sur le marché, vous devez connaitre leur utilité et leur type. La liste des meilleurs logiciels comptables est visible sur ce site.

Un logiciel comptable « On-premise »

Ce type de logiciel s’installe sur les serveurs d’entreprise. Ce qui fait que vous aurez accès à vos données comptables que dans votre bureau ou votre entreprise. Il est donc intéressant si vous n’avez pas besoin de suivre à tout temps la tenue de vos activités comptables. L’avantage est que ces logiciels sont parfaitement sécurisés du fait que vos données seront sauvegardées par votre équipe de comptabilité.

Le logiciel comptable « Online »

C’est le contraire des logiciels « on-premise ». Vous pouvez accéder à tout moment à ce type de logiciel du moment où vous avez accès à internet que ce soit depuis votre tablette ou ordinateur portable personnel à la maison. Par rapport au logiciel comptable « on-premise », ce type de logiciel est géré par un éditeur qui se charge de stocker vos données comptable dans ses serveurs. La sécurité n’est pas pour autant prise à la légère. Ce type de logiciel attire de plus en plus les gérants d’entreprises.

Les logiciels de précomptabilité

C’est le type de logiciel le plus prisé des TPE du fait qu’il permet de gérer uniquement les comptabilités de base c’est-à-dire la gestion des factures, le suivi des dépenses et le traitement des écritures comptables. Ces logiciels sont donc plus faciles à utiliser du fait qu’ils ne disposent pas beaucoup de fonctionnalités. Leurs coûts sont aussi moindres et accessibles aux TPE et start-ups. Le seul inconvénient c’est que ces logiciels ne permettent pas d’établir des documents comptables et juridiques. Beaucoup de grandes entreprises préfèrent également utiliser ces logiciels de précomptabilité pour réduire les coûts et engager un expert-comptable.

Les logiciels plus sophistiqués

Ces types de logiciels s’adressent spécifiquement aux grandes entreprises. Ils contiennent plus d’options et de fonctionnalités comme la réalisation du bilan comptable, l’envoi de mail aux clients débiteur et bien d’autres encore. Certaines entreprises internationales ont besoin de connaitre plus de détails sur leurs activités comptables et financiers pour mieux connaitre leur santé financière et prendre les bonnes décisions, d’où l’utilité de ces logiciels. Cela évite aussi d’utiliser plusieurs outils et d’engager plusieurs comptables.

Définir les critères de choix

Pour connaitre les critères de choix, vous devez avant tout connaitre les besoins de votre société et l’organisation globale tout en prenant compte des fonctionnalités du logiciel en question. Parmi les critères, on peut citer en premier lieu la taille de votre entreprise. Plus votre entreprise est grande et génère plus de chiffres d’affaires, plus vous devez utiliser des logiciels sophistiqués. Si vous êtes une TPE ou PME, les logiciels « on-premise » vous suffisent amplement. Cependant, vous êtes libre d’utiliser tous les types de logiciels, peu importe l’envergure de votre société, le choix dépend de vous et de ce que vous trouvez le plus efficace.

Votre secteur d’activité

Il existe des logiciels de comptabilité qui se spécialisent dans des tâches précises et d’autres des services standardisés. Vous devez alors définir le logiciel en fonction de votre activité pour ne pas utiliser un logiciel qui ne permet pas de gérer votre activité comptable totalement. Certaines activités comme les sociétés artisanales ont besoin de logiciel de comptabilité plus spécifique par rapport aux sociétés commerciales classiques.

Le nombre d’utilisateurs

Si vous disposez d’un effectif de comptable important dans votre entreprise, cela sous-entend que vous avez besoin d’un logiciel en ligne où plusieurs de vos collaborateurs peuvent en avoir accès à tout moment. Vous devez savoir que plus le nombre d’utilisateurs d’un logiciel est nombreux, plus son coût est élevé.

Le niveau de protection du logiciel comptable

Les données comptables de votre entreprise doivent être sécurisé et bien conservés. Sur ce, vous devez alors choisir un logiciel fiable. Si vous souhaitez une protection optimale, les logiciels « om-premise » sont ceux qu’il vous faut. Toutefois, si vous êtes le gérant d’une grande entreprise, vous n’avez pas le choix que d’utiliser un logiciel online. Vous devez alors vérifier si le logiciel respecte bien les critères de sécurité.

Les autres fonctionnalités

Les fonctionnalités d’un logiciel comptent beaucoup aussi dans votre sélection. Certains logiciels de comptabilité proposent d’autres fonctionnalités à part les services comptables comme les services de mail, d’analyse des données, des modules paie, etc. De ce fait, il est pour vous plus pratique d’utiliser un seul logiciel permettant de réaliser plusieurs tâches qu’une seule par exemple selon vos besoins. Cela permet de réduire vos dépenses dans les logiciels.

Rubrique : Comptabilité, gestion et audit